El desempeño de las organizaciones se mide comparando los planes con la ejecución a efecto de tomar acciones y decisiones pro activas y correctivas. La administración demanda de un sistema integral de información con carácter ERP (Enterprise Resource Management).

La información debe ser confiable, completa y oportuna para procesarse a través del análisis con el objetivo de alinear las acciones a los objetivos y alinear los procesos a las estrategias. Esta debe ser la esencia de la integración acompañada de la dirección y colaboración interdepartamental e interpersonal.

La contabilidad es el primer “tablero de mando” en todas las organizaciones, cada una de las operaciones comerciales registra un “asiento contable” de cargo y abono a las cuentas de mayor bien definidas y estructuradas en el Balance y Resultados.

El Plan de Negocios se concreta en dos grandes planes: Plan Financiero y Plan Comercial (Marketing Plan) de los cuales se establecen la Planeación Maestra de Recursos: Ventas, Inventarios, Compras, Producción; se establece también un Presupuesto con unidades monetarias equivalentes a las Unidades de Planeación: Grupos de Clientes, y Proveedores, Familias de Artículos, etc.

Para llevar un control del presupuesto se implementa un sistema de Contabilidad de Costos, conocido como “Contabilidad Administrativa”, a efecto de tener un “Estado de Resultados” por cada uno de los “Centros de Costos” o unidades de control, que pueden ser por: departamento, dirección, área, sucursal, vendedores, etc.

Por otro lado tenemos la Contabilidad Fiscal la cual ha alcanzado un nivel de desempeño con carácter de Contabilidad Electrónica. El fisco recibe cada una de las transacciones de Compra y Venta como facturas electrónicas, con ello, el SAT lleva un control completo de cada operación o “movimiento de inventario” incluyendo los traspasos y operaciones especiales que también deben timbrarse, por ejemplo: prestamos, obsequios, etc. Esto significa que cada transacción o movimiento de inventario debe generar un “Asiento Contable”. En otras palabras, ya no se debe llevar la contabilidad por fuera y a destiempo, basados en el papel correspondiente.

SAP Business One cubre este requerimiento de manera automática, es decir: contabilizar y timbrar cada una de las transacciones (facturas y documentos electrónicos), llevando así la Contabilidad Electrónica, misma que debemos reportar mensualmente al SAT.

¿Cómo trabajar con SAP Business One?

• Monitorear la calidad de datos y parámetros para el correcto funcionamiento del sistema.
• Capacitar al usuario para ejecutar sus operaciones en en uso del sistema.
• Revisar resultados gráficos, reportes e informes del sistema para verificar, analizar desviaciones, tomar decisiones y ejecutar acciones proactivas y correctivas que aseguren el cumplimiento de los objetivos y la alineación a las metas del negocio.

Artículo elaborado por el Ing. José Luis Flores, instructor de Kansei.